Ø Mengenal Elemen-elemen Microsoft Excel 2007

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus  mengetahui elemen-elemen yang ada di Microsoft Exel

Ø Memulai Buat Dokumen

Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama seperti pada Gambar 1.2.

Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja adalah sebagai berikut:

1.      Buat Judul dan Sub Judul Laporan

# Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “Judul”  pada Cell aktif tersebut.

# Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5

# Buat data tabel pada Laporan dengan memulai pengetikan pada A7 sampai F7 untuk judul tabel dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

# Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell  agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

# Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol        Bold  atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic .

3. Penggunaan AutoFill

 Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap, muncullah sederetan nilai.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data tabel.

4. Penggunaan format Tabel dan Cell

# Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style format tabel seperti berikut ini.

# Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti contohnya pada menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara: Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell  A7 sampai F15, kemudian klik panah pada tombol  dan pilih All Border seperti pada tampilan  dibawah ini.

Ø  Menggunakan Rumus Fungsi

Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().

Contoh :Menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel D1 sampai D10, rumus yang dituliskan adalah : "=D1+D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10".  Akan lebih mudah jika menggunakan fungsi SUM, dengan menuliskan "=SUM(D1:D10)".

Ø  Alamat Relatif dan Alamat Absolut

Alamat Relatif adalah alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.  Contoh : sel C1 "=(A1+B1)" dicopy ke sel C2, berubah menjadi "=(A2+B2)“

Alamat Absolut adalah alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom. tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : sel B1 berisi formula $A$1*5,B1 dicopy kan ke sel C3 formula pada C3 tetap berisi formula $A$1*5

Ø  Contoh Fungsi Keterangan

SUM            =SUM(A1:100) Menjumlahkan sel A1 sampai sel A100
AVERAGE =AVERAGE(B1:B10) Menghitung nilai rata-rata sel B1 sampai sel B10

MAX           =MAX(C1:C100) Mencari nilai tertinggi dari sel C1 sampai C100
MIN             =MIN(D1:D100) Mencari nilai terendah dari sel D1 sampai D100
SQRT          =SQRT(D10) mengakarkan nilai dalam sel D10
TODAY      =TODAY()returns Mengambil tanggal dari system komputer dengan format default.

·         ROUND

Menghasilkan nilai pembulatan data numerik sampai jumlah digit desimal tertentu. Bentuk Umum : =ROUND(X,Y)

Contoh: 21.912000à=(round(21.9120001,4)  17.3198à=(round(17.3120008,4)

·         Trunc

Menghilangkan bagian dari nilai pecahan tanpa memperhatikan pembulatan dari suatu data numerik. Bentuk Umum : =TRUNC(X,Y)

Contoh: 21à=(trunc(21.20001,0)  17à=(trunc(17.378,2)

·         Concatenate

Menggabungkan beberapa teks dalam suatu teks. Bentuk Umum : =CONCATENATE(X1,X2,X3……)
Contoh: ”TotalNilai”à=Concatenate(“Total”,”Nilai”)  sel C2 berisi teks “Madcoms” Sel C3 bernilai teks “Madiun”  sel C4 berisi Nilai 53246.
maka : =Concatenate(c2,”-”,c3,” Telp.”,c4)  Madcom-Madium Telp. 53246à

·         Left

Mengambil beberapa huruf suatu teks dari posisi sebelah kiri. Bentuk Umum : =LEFT(X,Y) ket X : alamat sel atau teks yang penulisanya diapit dengan tanda petik ganda. Y : jumlah atau banyaknya karakter yang diambil
Contoh: ”Mad”à=Left(“Madcom”,3)  Jika sel C2 berisi teks “Madcoms”,
Madcoà=Left(C2,5)

·         Right

Mengambil beberapa huruf suatu teks dari posisi sebelah kanan. Bentuk Umum : =RIGHT(X,Y), ket. X : alamat sel atau teks yang penulisanya diapit dengan tanda petik ganda. Y : jumlah atau banyaknya karakter yang diambil
Contoh: ”com”à=RIGHT(“Madcom”,3)  Jika sel C2 berisi teks “Madcom”,
adcomà=Left(c2,5)

·         MID

Mengambil beberapa huruf suatu teks pada posisi tertentu. Bentuk Umum :=MID(X,Y,Z), ket. X : alamat sel atau teks yang penulisanya diapit dengan tanda petik ganda. Y : Posisi awal karakter. Z : jumlah atau banyaknya karakter yang diambil.
Contoh: ”adco”à=MID(“Madcom”,2,4) Jika sel C2 berisi teks “Madcom”,
=Left(c2,4,3) comà

·         LOWER

Mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks dalam huruf kecil . Bentuk Umum : =LOWER(X), ket.X : alamat sel atau teks yang penulisanya diapit dengan tanda petik ganda.
Contoh: ” madcom”à=LOWER(“MADCOM”)  Jika sel C2 berisi teks “MADCOM”,  madcomà=LOWER(c2)

·         UPPER

Mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks dalam huruf besar. Bentuk Umum : =UPPER(X), ket. X : alamat sel atau teks yang penulisanya diapit dengan tanda petik ganda.
Contoh: =UPPER(“madcom”) ” MADCOM”à Jika sel C2 berisi teks “madcom”,
 MADCOMà=UPPER(c2)

·         FIND

Menentukan posisi satu huruf atau satu teks dari suatu kata atau kalimat.
Bentuk Umum : =FIND(X,Y,Z), ket. X : alamat sel atau teks yang penulisannya diapit dengan tanda petik ganda Y : kata atau kalimat yang mengandung satu huruf atau satu teks yang dicari posisinya yang dapat diawakili oleh penulisan alamat sel. Z : nilai numerik yang menyatakan dimulainya posisi pencarian.
Contoh: 3à=FIND(“D”,“MADCOMS Madiun”)  11à=FIND(“d”,“MADCOMS Madiun”) 6à=FIND(“M”,“MADCOMS Madiun”)

Ø  Fungsi Logika IF

Memilih antara 2 kemungkinan atau lebih dari perbandingan logika yang diberikan. Bentuk Umum : =IF(logika, perintah-1, perintah-2)

Contoh :  =IF(B4>65.9,”LULUS”,”TIDAK LULUS”) jika isi sel B4 lebih besar dari 65.9 cetak kata LULUS, tetapi jika sel B4 lebih kecil atau sama dengan 65.9 cetak kata TIDAK LULUS =IF(A1*E1)<=7000,”MURAH”,”MAHAL”) Jika hasil perkalian dari sel A1 dan E1 lebih kecil sama dengan 7000 maka cetak kata MURAH, tetapi jika hasil perkalian lebih dari 7000 cetak kata MAHAL Fungsi Logika AND Menghasilkan TRUE jika semua argumen bernilai benar(TRUE); menghasilkan false jika satu atau lebih argumen salah Bentuk Umum: =AND(X1,X2,X3….) X1,X2,X3 : kondisi yang akan diuji atau alamat sel yang mengandung nilai logika yang menhasilkan nilai benar(true) atau salah (false). Contoh : Jika sel B1=TRUE, sel B2=FALSE, sel B3=TRUE  Falseà= AND(B1:B3)  =IF(AND(rata-rata>=65, rata-rata<=90,”LULUS”,”GAGAL”) Hal ini berarti jika rata-rata sebesar 65 dinyatakan LULUS, jika rata-rata 64.5 maka dinyatakan GAGAL Fungsi Logika OR Menghasilkan TRUE jika beberapa argumen bernilai benar(TRUE); menghasilkan false jika semua argumen salah Bentuk Umum : =OR(X1,X2,X3….) X1,X2,X3 : kondisi yang akan diuji atau alamat sel yang mengandung nilai logika yang menhasilkan nilai benar(true) atau salah (false). Contoh : Jika sel B1=TRUE, sel B2=FALSE, sel B3=TRUE  TRUEà= OR(B1:B3)  Jika nilai “A” atau “B” dinyatakan LULUS, selain itu GAGAL =IF(OR(nilai=“A”,nilai=“B”), “LULUS”,”GAGAL”) Nested IF Adalah IF yang berbeda dalam IF, digunakan untuk menentukan kondisi dari beberapa logika sekaligus Contoh : =IF(A2<20,”KURANG”,IF(A1<30,”CUKUP”,”BAIK”)) Jika nilai A1 kurang dari 20 dinyatakan KURANG, jika nilai A1 kurang dari 30 dinyatakan CUKUP selain itu (lebih atau sama dengan 30) dinyatakan BAIK. FUNGSI HLOOKUP (X,Y,Z) Mencari nilai dalam suatu tabel atau digunakan untuk membaca tabel secara horisontal dengan menggunakan nilai kunci pembanding serta offset baris yang akan dibaca. X : kunci pembacaan tabel yaitu kesamaan antara tabel anak dan tabel induk dimana tabel induklah yang harus menyesuaikan dengan tabel anak. Y : nama range yang akan dibaca. Dalam pemberian nama range, judul kolom tidak diikutkan. Judul kolom harus diurutkan secara menaik atau ascending. Z : nilai offset yang digunakan sebagai pembacaan pada baris data. Pada tabel anak beri nama range: caranya blok range B2:F4, kemudian pada kotak name (Name box) ketikkan nama rangenya misalnya Laporan. Kemudian tekan ENTER. Pada tabel induk sel B3 ketikkan rumus : =HLOOKUP(A3,Laporan,2) kemudian drag rumus ke bawah sampai sel B7 Pada sel C3 ketikkan rumus: =HLOOKUP(A3,Laporan,3) kemudian drag ke bawah sel C7 FUNGSI VLOOKUP(X,Y,Z) Digunakan untuk mencari nilai dalam suatu kolom tabel atau untuk membaca tabel secara vertikal dengan menggunakan nilai kunci pembanding serta offset kolom yang akan dibaca. X : kunci pembacaan tabel Y : nama range yang akan dibaca, dan harus dalam keadaan urut secara menaik atau ascending. Z : nilai offset yang digunakan sebagai pembacaan pada kolom data. pada sel B3 Sheet2 ketikkan rumus =VLOOKUP(B3,DATA,2) (membaca tabel anak dengan range DATA kolom ke 2 => Barang) pada sel C3 ketikkan rumus =VLOOKUP(B3,DATA,3) (untuk membaca kolom ke 3 => Vendor)