Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft
Word atau Microsoft
Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan
Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk
Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi,
misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft
Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan
2007 diberi nama Microsoft Office Word.
Program
aplikasi pengolah kata (Microsoft Word) pada prinsipnya lebih banyak menekankan
fitur dibidang pengaturan (formating), penyuntingan (editing), dan alat bantu
(tools), serta kemudahan dalam bidang penyisipan (insert) baik teks maupun
objek lain (bisa gambar atau foto) yang dapat memberikan makna yang berarti
bagi program aplikasi pengolah kata. Semakin tinggi versi sebuah program
aplikasi pengolah kata, maka semakin canggih dan lengkap pula perintah-perintah
yang dipunyai, bahkan selalu ditambahi (disempurnakan) dengan kelebihan (fitur)
yang berhubungan dengan teknologi yang sedang berkembang (misalnya Internet)
serta hubungan dengan program aplikasi lain dalam hal tukar menukar jenis file.
A.
Perkembangan Perangkat Lunak Pengolah Kata
Program aplikasi
(software) pengolah kata membantu kita dalam tulis menulis. Aplikasi pengolah
kata yang digunakan adalah Microsoft Word release 2003 yang selanjutnya disebut
dengan Word 2003. Aplikasi ini berjalan pada system operasi Windows 98, ME, 2000,
NT, XP, dan 2003.
B.
Fungsi dan Keunggulan Microsoft Word
Ø Fungsinya:
1. Membuat tabel dan perhitungannya.
2. Membuat grafik.
3. Membuat organization chart (struktur organisasi).
4. Membuat bagan, flowchart.
5. Membuat homepage berbasis GUI (Graphical User Interface).
Ø Keunggulannya:
1. Mudah dalam pengoperasian.
2. Manajemen file yang mudah dan
fasilitas autorecovery bila terjadi padam listrik.
3. Kualitas baik dan bagus dalam
pencetakan.
4. WYSIWYG (What You See
Is What You Get), yaitu apa yang Anda lihat di monitor akan sama dengan hasil
cetakan.
5. Dapar melakukan pengiriman e-mail dan
faks langsung jika terhubung Internet.
6. Mampu menyisipkan gambar dan grafik
ataupun objek lainnya yang membuat naskah terlihat lebih menarik.
7. Kemampuan menyimpan file dalam bentuk
web.
C. Lembar Kerja Microsoft Word
1. TITLE BAR :
Berisi judul dokumen dan tombol, Minimize, Maximize, Exit
2. MENU BAR :
Berisi menu-menu shorcut perintah dalam word
4. TOMBOL CLOSE DOKUMEN : Berisi tombol penutup dokumen
5. TASK PANE :
Panel Task ( Kumpulan task dalam word)
6. VERTICAL
SCROOLBAR :
Menggeser tampilan dokumen secara vertikal
7. HORIZONTAL SCROOLBAR : Menggeser tampilan
dokumen secara horizontal
8. HORIZONTAL RULER :
Melihat atau mengatur batas teks secara horizontal
9.RULER IDENT :
Mengatur tabulasi
10.KURSOR : Penanda
posisi aktif pengetikan secara default teks yang diketik akan ditempatkan dikursor
11.VERTIKAL RULER : Melihat
atau mengatur batas teks secara vertikal
12.TOOLBAR DRAWING : Kumpulan
gambar shorcut untuk membuat gambar atau bentuk sederhana
13.STATUS BAR : Untuk mengatur
halaman yang aktif, jumlah halaman, baris, dan kolom yang aktif.
D. Menu dalam Microsoft
Word
1. Menu Pull-down,
adalah menu yang berbentuk tulisan di mana salah satu hurufnya terdapat garis
bawah.
2. Menu Pop-up, adalah
menu yang digunakan untuk menampilkan perintah tertentu secara cepat.
3. Menu Toolbar,
adalah menu yang dilambangkan dalam bentuk gambar yang berfungsi sebagai
perintah cepat bila dibandingkan dengan menggunakan menu pull-down.
E.
Kursor
Berbentuk
garis vertikal yang berkedip-kedip. Setiap karakter yang kita ketik akan muncul
pada posisi kursor ini.
:
Memindahkan satu baris ke atas
:
Memindahkan satu baris ke bawah : Memindahkan satu karakter ke kiri
: Memindahkan satu karakter ke kanan
Home :
Memindahkan ke awal baris pengetikan End : Memindahkan ke akhir baris pengetikan
Ctrl+Home : Memindahkan ke awal dokumen
Ctrl+End : Memindahkan ke akhir dokumen
Ctrl+ : Memindahkan ke awal paragraf sebelumnya
Ctrl+ : Memindahkan ke awal paragraf selanjutnya
Ctrl+ : Memindahkan ke awal kata sebelumnya
Ctrl+ : Memindahkan ke awal kata berikutnya
Page
Up : Menampilkan satu jendela ke atas
Page Down : Menampilkan satu jendela ke bawah
F. Jalan pintas perintah / perintah cepat (Keyboard Shorcut)
Keyboard
Shorcut adalah salah satu cara alternatif yang berfungsi untuk melakukan perintah
cepat dengan menekan salah satu tombol atau kombinasi beberapa tombol pada keyboard.
Macam-macam jenis Keyboard Shorcut adalah sebagai berikut:
Insert
: Menempel salinan atau pindahan
Num
Lock :
Menghidupkan/mematikan keypad angka
Esc
: Membatalkan perintah terakhir/menutup kotak dialog
Tab
: Menggeser teks 1 tab, atau berpindah dari satu drawing Backspace
: Menghapus satu karakter di sebelah kiri kursor
Caps
Lock : Mengaktifkan tombol menjadi huruf KAPITAL
Delete
: Menghapus satu karakter di sebelah kanan kursor
F1
: Menampilkan pertolongan
F2
: Memindahkan teks
F4
: Mengulang aksi terakhir
F5
: Menuju ke ...... = Ctrl + G
F6
: Berpindah ke frame berikutnya
F7
: Mengecek ejaan
F8
: Menghapus teks terpilih
F9
: Memperbaharui field
F
10
: Memunculkan huruf jalan pintasan (shorcut) pada menu.
F
11
: Berpindah ke Field berikutnya
F
12
: Simpan berkas dengan nama baru (Save As)
Ctrl
0
: Menaikkan atau menurunkan 1 spasi
Ctrl
1
: Membuat teks terpilih menjadi berspasi 1
Ctrl
2
: Membuat teks terpilih menjadi berspasi 2
Ctrl
5
: Membuat teks terpilih menjadi berspasi 1,5
Ctrl
A
: Memilih seluruh teks
Ctrl
B
: Memberi efek tebal pada teks terpilih
Ctrl
C :
Perintah salin
Ctrl
D :
Memunculkan menu hurf (font)
Ctrl
E
: Mengetengahkan teks terpilih
Ctrl
F
: Perintah mencari kata tertentu
Ctrl
G :
Menuju halaman tertentu
Ctrl
H :
Mengganti teks dengan teks yang lain
Ctrl
I
: Teks yang terpilih menjadi miring atau kembali
Ctrl
J
: Teks yang terpilih menjadi rata kanan kiri
Ctrl
K
: Membuat Hyperlink
Ctrl L
: Teks rata kiri
Ctrl
M :
Menggeser tepi kiri teks (Indentation) ke kanan.
Ctrl
N :
Membuka berkas baru
Ctrl
O :
Mencari dan membuka berkas yang telah dibuat
Ctrl
P
: Perintah mencetak (mengeluarkan menu pencetakan)
Ctrl
Q :
Menghapus format paragraf
Ctrl
R :
Teks rata kanan
Ctrl
S
: Simpan (menyimpan berkas)
Ctrl
T
: Menggeser baris menggantung ke kanan.
Ctrl
U :
Memberi garis bawah teks yang dipilih
Ctrl
V
: Paste. Menempatkan salinan atau pindahan
Ctrl
Y
: Redo. Lawan Undo (Menampilkan Undo)
Ctrl
Z
: Undo (Membatalkan perintah editing terakhir)
Ctrl
=
: Subskrip , Ctrl
+ : Superskrip
Ctrl
F2 : Print
Preview
Shift
F3 : Mengubah kasus huruf
(Change Case)
Ctrl Shift
A : Mengubah teks terpilih menjadi KAPITAL
Ctrl Shift
B : Mengubah teks menjadi tebal atau sebaliknya
Ctrl Shift C
: Mengopi format (Copy Formatting)
Ctrl Shift
D : Memberi garis bawah double
Ctrl Shift
F : Mengubah/memilih model huruf skrip
Ctrl Shift
G : Menampilkan statistik jumlah halaman, kata, karakter, dll
Shift
H : Menghapus teks terpilih
Ctrl Shift
I : Memiringkan teks terpilih “Ctrl+I”
Ctrl Shift
J : Karakter memenuhi jendela (Distribusi)
Ctrl Shift
K : Mengubah teks terpilih menjadi SMALL Caps
Ctrl Shift
L : Daftar berbulir (Bullets)
Ctrl Shift
Q : Mengubah karakter terpilih menjadi simbol
Ctrl Shift
V : Menempel format (Paste Formatting)
Ctrl Shift
W : Memberi garis bawah tiap kata
Ctrl Alt
V : Menempel spesial (Paste special)
Ø Formating
Toolbar Formatting adalah toolbar yang berisi tombol-tombol, perintah
untuk memformat naskah, mulai dari pilihan jenis huduf, peralatan naskah ,
cetak tebal, garis bawah dan pewarnaan font.
Ø
Spacing
Untuk
mengatur spasi menggunakan perintah klik menu Format Paragraf,
sehingga tampil kotak dialog paragraph, aktifkan tabulasi indents dan spacing.
|
|
Pilihan
|
Fungsi
|
Single
|
Memasang jarak spasi satu tunggal
|
1.5
Lines
|
Memasang jarak spasi 1.5
|
Double
|
memasang jarak spasi dua ganda
|
At
Least
|
Memasang jarak spasi relative dan
disesuaikan dengan ukuran huruf terbesar
|
Exactly
|
Memasang jark spasi pasti, tanpa
menyesuaikan ukuran huruf
|
Multiple
|
Memasang jarak spasi baris dengan
cara mengetikan nilai spasi yang diinginkan pada at
|
Ø Buletting dan Numbering
Penomoran otomatis merupakan fasilitas Microsoft word
yang memungkinkan pemberian nomor tanpa perlu menuliskannya. Daftar penomoran
dan bullet adalah tool pemformatan yang berguna untuk meletakkan urutan
pemformatan dalam suatu dokumen. Daftar bullet berguna untuk item-item
yang berhubungan dengan isi informasi, tetapi tidak menerankan urutan,
sedangkan daftar nomor berguna untuk item-item dengan urutan tertentu. Untuk
membuat daftar penomoran atau bullet pada teks yang ada, caranya yaitu:
1.
Pilih paragram yang dikehendaki dalam daftar.
2.
Pilih tombol bullet atau numbering pada
grup paragraph dalam tab home, klik pilihan bullet atau Numbering
untuk membuka kotak dialog, Bullet atau Numbering
Untuk membuat daftar penomoran atau bullet sesuai tipe
yang kita inginkan, yaitu;
1. Pindahkan
kursor pada posisi untuk pengurutan. Tekan enter (8 ), jika perlu,
untuk mulai paragraph baru.
2. Pilih tombol
bullet atau numbering pada grup paragraf dalam tab home, klik
pilihan Bullet atau Numbering untuk membuka kotak dialog, Bullet atau
numbering.
3. Klik style bullet atau nombor yang
dikehendaki.
4. Tipe daftar
elemen, tekan Enter(8 ) pada setiap paragraph, paragraph
baru secara otomatis ditambahkan penomorannya atau bulletnya.
 |
.
 |
Ø Table of Contents
Table of contens merupakan program yang digunakan
untuk mempermudah pengguna microsoft word dalam membuat daftar isi yang baik
dan rapi. Caranya yaitu:
1.
Klik references.
2.
Pilih Table of conten.
3.
Pilih bentuk
yang diinginkan.
Pilih bentuk
yang diinginkan.
Ø . Illustrations
Grup Illustrasions adalah
sebuah kotak dialog khusus gambar yang berisi image sederhana yang dapat
digunakan untuk menambahkan daya tarik visual ke dokumen.
 |
Ø Equation
Microsoft Equation adalah fasilitas Microsoft Word
untuk memudahkan dalam pengetikan atau menempatkan symbol – symbol
matematika. Untuk menjalankan fasilitas Microsoft Equation dengan cara
sebagai berikut;
1.
Tempatkan titik sisip di posisi yang diinginkan.
2.
Pilih dan klik Insert >> Equation
>> Insert new Equation.
3.
Ketiklah rumus
matematika yang diingikan dengan cara memilih sombol-simbol pada baris toolbar
Equation yang ada.
4.
Apabila rumus
matematika yang dibuat sudah lengkap, klik di luar objek untuk mengakhiri
penggunaan Microsoft Equation.
 |
Ø Drop Cap
Drop Cap adalah huruf
pertama dalam suatu paragraf yang di tampilkan besar/mencolok dan di
tempatkan pada awal paragraf. Untuk memberikan Drop cap, langkah-langkahnya
yaitu;
1.
Tempatkan kursor pada paragraf yang akan diberi Drop
Cap.
2.
Pilih dan klik Insert >> Drop cap
pada tab text.
3.
Atur sesuai keinginan yang dimaui.
4.
Klik tombol OK
 |
Kotak Dialog Drop Cap
 |
Ø Page Number
Dalam membuat laporan dan semacamnya biasanya anda
dituntut untuk memberikan halaman pada halaman-halaman laporan, di Mocrosoft
Word kita dapat memberikan penomoran yaitu sebagai berikut;
1.
Pilih Insert >> Grup Header & Footer
>> Page Number.
2.
Pilih Position
adalah Top of Page pada Header atau Button of Page pada Footer.
3.
Selanjutnya pilih Style penomoran yang telah
disediakan.
Ø Formula
Jika
anda menggunakan tabel dalam word, anda bisa menggunakan formula sederhana atau
rumus dasar matematik (khusus digunakan untuk data berupa angka). Anda bisa
melakukan penjumlahan, pengurangan, pembagian, atau perkalian dari nilai-nilai
yang ada dalam sel tabel. Prosedur membuat formula dalam tabel
1. Klik
sel untuk mempatkan formula (saya anggap anda sudah punya tabel, lihat contoh
tabel di bawah ini)
 |
2. kemudian pada Menubar pilih Table => Formula. (Catatan: formula hanya bisa melakukan proses penghitungan jika data dalam sel berupa angka)
3. Pada kotak dialog formula masukkan (ketik) rumus ; =SUM(LEFT), klik OK
artinya jumlahkan semua sel yang ada desebelah kiri
Lakukan langkah 3 untuk sel bagian samping yang lain
 |
4. Klik salahsatu kotak di bagian bawah. Pada kotak dialog formula masukkan (ketik) rumus ; =SUM(ABOVE), klik OK. artinya jumlahkan semua sel yang ada diatas.
Lakukan langkah 4 untuk sel bagian bawah yang lain.
 |
Ø
Header and Footer
 |
Header
atau footer adalah teks atau grafis yang biasanya dicetak di atas atau di bawah
setiap halaman dalam dokumen. Judul yang dicetak di atas margin; footer dicetak
di bawah batas.
Untuk
membuat variasi tampilan kadang kita butuh untuk memberikan header atau footer
yang berbeda antara halaman yang satu dengan halaman yang lain. Untuk
membuat tampilan header dan footer yang berbeda di setiap halaman Microsoft
Word 2007 anda dapat mengikuti langkah berikut.
· Letakkan
posisi kursor teks pada tempat anda ingin membuat header atau footer yang
berbeda
· Buat menjadi
sebuah Section yang baru.
· Pada dialog
Break yang ditampilkan, pada bagian Section break type pilih Next
Page
· Klik OK untuk
menambah sebuah Section yang baru
· Selanjutnya
pada double click area header atau footer, atau anda bisa melakukannya dengan
cara klik kanan pada area header atau footer, lalu pada popup menu yang muncul
klik item edit Header atau edit Footer
· Jika anda
memberikan tanda check pada Different First Page anda akan memiliki
halaman pertama yang berbeda yang pada gambar tersebut ditunjukkan dengan First
Page Header Section 2. Sedangkan jika anda ingin Header tersebut
berbeda dengan header dari Section sebelumnya, maka hilangkan Link to
Previous. Hal yang sama juga harus anda lakukan pada footer jika anda ingin
footer halaman anda berbeda dengan footer halaman section sebelumnya.
Ø Mailing Merge
Mail merge membantu kita untuk
membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang
berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila
penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat
sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri
dari 2 dokumen, yaitu: Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk
semua penerima. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk
masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat
berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Data source menggunakan Excel, karena
cara ini lebih cepat. Selain itu Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila
kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya. Juga
mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang
lain. Misalnya dalam membuat sertifikat
pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama
pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.
Langkah-langkah membuat mail merge
adalah sebagai berikut:
Tahap I Membuat Data Source Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
Tahap I Membuat Data Source Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
 |
Tahap II Membuat Dokumen Master
Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
 |
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
 |
-
Selanjutnya kita akan memilih data source.
- Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
- Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source.
- Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
- Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source.
- Kemudian
klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
- Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang.
- Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang.
- Kemudian
klik OK.
- Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
- Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth.
- Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
- Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth.
- Kemudian
pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan
pilih Nama.
- Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
- Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
- Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
- Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
 |
- Untuk
melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults. Surat akan ditampilkan
per data.
- Klik tanda
panah untuk berpindah antar data.
- Jika masih
ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan
yang diinginkan.
 |
Tips:
Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti
memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya. Bila hanya data tertentu saja
yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini. Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini. Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar
 |
.
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
 |
- Pada tahap
ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
A.Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
A.Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor
urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
 |
B. Edit
Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen
baru. Pilihan sama dengan di atas (All,
Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
0 komentar:
Posting Komentar